Эффективное управление расходами может рассматриваться только в контексте системы управления финансовыми результатами и финансовым состоянием компании. Оно требует совершенствования прогнозирования, планирования, нормирования, учета и анализа расходов, мотивации ресурсосбережения. Задачи управления расходами, учитывая размеры, сложную организационную и технологическую структуру такой компании, как ОАО «РЖД», необходимо реализовывать в рамках единой корпоративной информационной системы. При этом информационная система должна преобразоваться из хранилища данных в действительно «информационную систему», содержащую как информацию, так и механизмы для принятия эффективных управленческих решений по улучшению хозяйственной деятельности, управлению издержками, прибылью и капиталом.
Создание механизма управления расходами предполагает, прежде всего, методическую проработку и согласование отдельных его звеньев. Так, методики планирования и учета расходов должны обеспечить формирование необходимой информации для анализа причин отклонений их фактических величин от предусмотренных соответствующими бюджетами или сложившихся в предотчетных периодах; при разработке бюджетов затрат необходимо предусмотреть мобилизацию выявленных при анализе резервов улучшения работы; экономическое стимулирование работников нужно организовывать исходя из выявленного в процессе анализа вклада трудовых коллективов в итоги хозяйственной деятельности; результаты сравнительного анализа хозяйствования однотипных подразделений могут быть основой для принятия решений о распространении передового опыта организации производства и т. п.
Управление расходами включает: прогнозирование, планирование и нормирование; учет и анализ расходов; мотивацию сокращения расходов.
Для управления расходами необходимо создать систему экономических рычагов и стимулов, побуждающую к рациональному использованию всех видов производственных ресурсов, оптимизацию их удельного расхода на единицу продукции при прочих равных условиях (обеспечении качества, требований безопасности и т. д.), выполнению требования обоснованности расходов с точки зрения улучшения финансового результата.
Итак, эффективное управление затратами на предприятии ведет к ресурсосбережению, улучшению производственно-хозяйственной деятельности предприятия, которое включает методику планирования и учет расходов необходимый для анализа деятельности предприятия.